Если предстоит конференция, то ее необходимо правильно организовать, ведь от результатов встречи зависит прибыль и репутация компании. Необходимо решить много разных вопросов, начиная от аренды конференц-зала в Москве http://www.arthotel.ru/konferencz-zaly/ и заканчивая рассылкой приглашений. Следует заранее забронировать подходящее помещение и оформить его в соответствии со стилистикой встречи. Необходимо рассмотреть все нюансы данной процедуры.
Особенности
В первую очередь определитесь с месторасположением конференц-зала, ведь от первого впечатления во многом зависит ход всей встречи. Многие выбирают именно гостиницы, в отличие от бизнес-центров у них есть развлекательные объекты инфраструктуры – бары, бильярд, ресторан и т. п. Также возле гостиниц располагаются парковки, транспортные развязки.
Перед бронированием конференц-зала посетите это помещение заранее. Проследите чтобы оно было оборудовано всем необходимым для проведения мероприятия — акустика, проектор, флипчарт, микрофон и т. д. Наличие переговорных, кондиционеров, интернета будет большим плюсом. При необходимости договоритесь с арендодателем об организации зоны для кофе-брейков, фуршета, наймите обслуживающий персонал.
Если встреча планирует затянуться, заранее забронируйте номера в гостинице, при необходимости столики в ресторане. После того, как все детали будут обговорены необходимо подписать договор. Укажите в нем все нюансы, включая план расстановки мебели и количество участников. Уточните сумму компенсации в случае непредвиденных ситуаций по вине арендодателя. Залог можно внести заранее.